Vérification KYB

La loi allemande sur le blanchiment d'argent, la GwG, traite une entité juridique comme un cocontractant dont l'identité doit être établie avant le début de la relation, la même obligation que pour une personne physique mais avec d'autres données. Pour une société, cela signifie la dénomination, la forme juridique, le numéro d'immatriculation, l'adresse du siège et les noms des représentants légaux, vérifiés à partir d'une source que la loi accepte, en général un extrait du registre du commerce ou d'un registre comparable, ou d'un annuaire commercial fiable.

L'obligation va ensuite plus loin que pour une personne: l'entité assujettie doit établir si le cocontractant a un bénéficiaire effectif et, le cas échéant, l'identifier. C'est à cette deuxième étape que le KYB cesse d'être un contrôle de documents. KYC en Allemagne traite du côté des personnes physiques, Lutte contre le blanchiment en Allemagne du cadre plus large, et la BaFin est l'autorité allemande de surveillance pour les deux.

Le § 3 GwG définit qui est concerné. Pour une société non cotée, un bénéficiaire effectif est une personne physique qui détient directement ou indirectement plus de 25 pour cent des parts du capital ou contrôle plus de 25 pour cent des droits de vote. C'est la partie arithmétique, et c'est la partie que traite le logiciel.

La même disposition ajoute une troisième voie fondée sur le contrôle: le contrôle exercé de manière comparable, qui vise une personne physique capable d'exercer une influence dominante sur l'entité, directement ou indirectement, selon la définition de l'influence dominante du code de commerce. Pour les trusts et les fondations, la définition s'étend à une personne ayant une influence dominante sur la gestion du patrimoine ou la distribution des revenus. En pratique, une personne sans aucune part peut être le bénéficiaire effectif, par un pacte de vote, un droit de veto ou un accord de financement, et aucun calcul de pourcentage ne la fera apparaître. C'est pourquoi le test à deux critères existe et pourquoi le critère du contrôle exige une personne qui lit les documents.

L'Allemagne tient un registre central des bénéficiaires effectifs, le Transparenzregister. Selon le § 20 GwG, les entités juridiques de droit privé et les sociétés de personnes enregistrées doivent obtenir, conserver et déclarer au registre les informations sur leurs bénéficiaires effectifs, par voie électronique et sans délai, et les bénéficiaires effectifs eux-mêmes doivent fournir à leur entité ce dont elle a besoin et signaler immédiatement les changements.

Le § 23a GwG définit l'obligation de signaler les divergences. Une entité assujettie qui consulte le registre doit déposer un signalement de divergence auprès de l'organisme qui tient le registre lorsque des inscriptions manquent, lorsque des données individuelles sur les bénéficiaires effectifs diffèrent de ce qu'elle a constaté, ou lorsqu'elle a identifié des bénéficiaires effectifs entièrement différents. Les autorités de surveillance et la cellule de renseignement financier signalent de la même manière. L'exploitant du registre doit fournir sur le site web un mécanisme bien visible pour les déposer et doit examiner les signalements rapidement, avec le pouvoir de demander des précisions à l'auteur du signalement ou à l'entité. Une divergence n'est donc pas une note interne: c'est un dépôt vers l'extérieur, et un processus KYB doit prévoir un circuit pour celui-ci.

Lorsque l'actionnaire de votre client est lui-même une société, rien n'est encore résolu, car un bénéficiaire effectif est par définition une personne physique. Il faut remonter la chaîne jusqu'à ce que des personnes physiques apparaissent, et les pourcentages se multiplient en chemin, de sorte qu'une participation de 40 pour cent dans une société qui détient 50 pour cent de votre client donne 20 pour cent et passe sous le seuil de la voie de la participation, et c'est précisément alors que la question du contrôle devient décisive.

La séquence d'étapes décrite dans la présentation du KYB pour les banques de Binderr va de l'existence juridique à l'extrait de registre, à la chaîne de propriété, à la structure de contrôle et au filtrage, et la remontée de la chaîne est l'étape qui prend le temps. Les vérifications peuvent concerner plusieurs juridictions, des montages avec prête-noms et des registres de qualité inégale, et le paquet européen de lutte contre le blanchiment traite directement des structures complexes. Le filtrage des noms trouvés est un contrôle distinct, traité dans Conformité aux sanctions en Allemagne.

Le critère du contrôle du KYB mérite une vérification séparée, car des dossiers incomplets échouent à la revue. La description du know your business d'Unit21 expose le test à deux critères, pourcentage de détention et contrôle, et les données à collecter pour chaque propriétaire. Le critère du contrôle est celui qu'un questionnaire manque, puisque la personne qu'il saisit n'apparaît pas dans une liste d'actionnaires.

En pratique, on la trouve dans les documents autour de la structure: le pacte d'actionnaires, les statuts, les contrats de financement, les nominations au conseil. L'examen de ces documents aide à établir le contrôle au-delà des informations fournies par les connexions aux registres. RegTech en Allemagne présente les outils qui traitent les parties qui peuvent l'être.

Un client entreprise doit informer sa banque sans retard injustifié des changements dans les informations requises pour l'identification. Une cession de parts, une nouvelle structure de holding, un décès dans une entreprise familiale: le dossier vérifié il y a deux ans décrit maintenant une société qui n'existe plus sous cette forme, et rien n'a changé dans vos systèmes. L'entrée de glossaire de Fourthline sur le KYB fait de cette obsolescence la différence avec le KYC, où l'identité d'une personne reste au moins la même personne.

La surveillance continue est obligatoire tout au long de la relation avec le client: l'entité assujettie doit tenir les informations à jour pendant toute la durée de la relation. Sur le plan opérationnel, cela signifie un cycle de revue piloté par le risque, plus des déclencheurs qui imposent une nouvelle vérification lorsqu'un changement observable survient, et une veille sur les inscriptions au registre des entités dont vous dépendez. Le paquet européen de lutte contre le blanchiment et la BaFin traitent tous deux la surveillance comme une obligation continue, pas périodique.

Les obligations sont les mêmes, et elles découlent des règles LCB-FT et non de MiCA, qui régit l'agrément et la conduite et n'ajoute aucune méthode de vérification distincte. Un prestataire de services sur crypto-actifs qui fait entrer en relation un client entreprise établit donc l'existence juridique, les bénéficiaires effectifs et le pouvoir d'agir exactement comme une banque.

Ce qui diffère, c'est le client type. Les structures sont plus jeunes, plus souvent transfrontalières, détiennent plus souvent des actifs sous des formes qu'un extrait de registre ne mentionne pas, et un client entreprise dont l'activité est elle-même crypto apporte ses propres obligations côté transferts. L'agrément PSCA couvre l'agrément et AML crypto les règles de transfert.

Chaque niveau d'une chaîne de propriété est une entité juridique qui a besoin d'un nom stable, et un code de 20 caractères fait ce travail mieux qu'une dénomination sociale en quatre graphies. Le Legal Entity Identifier présente le code, qui l'émet et pourquoi un enregistrement expiré cause des problèmes en aval.

Un identifiant vérifiable peut aussi soutenir les contrôles du pouvoir d'un représentant. Des justificatifs de rôle rattachent une personne nommée à l'entité, et c'est le problème de « qui peut agir pour elle » auquel un extrait de registre ne répond qu'à la date de son extraction.

La vérification KYB établit qu'un client entreprise est une entité juridique réelle, identifie les personnes physiques qui, en dernier ressort, la détiennent ou la contrôlent, et confirme que la personne qui agit y est habilitée. En Allemagne, l'obligation découle de la GwG, et la preuve est un extrait de registre ou une source comparable plus les documents nécessaires pour clarifier la structure de propriété et de contrôle.

Le KYC identifie une personne physique en vérifiant son identité à partir d'un document. Le KYB identifie une entité juridique, puis doit remonter à travers elle jusqu'aux personnes physiques derrière elle et à la personne habilitée à agir. La deuxième différence est le temps: l'identité d'une personne reste stable, tandis que la propriété d'une société peut changer sans préavis, de sorte qu'un dossier KYB devient obsolète de lui-même.

Selon le § 3 GwG, une personne physique qui détient plus de 25 pour cent des parts du capital ou contrôle plus de 25 pour cent des droits de vote d'une société non cotée est un bénéficiaire effectif. Le seuil de détention est l'une de deux voies: la même disposition vise aussi une personne qui exerce un contrôle de manière comparable, et qui peut ne détenir aucune part.

Une banque doit signaler une divergence lorsqu'elle consulte le Transparenzregister et constate que des inscriptions requises manquent, que des données individuelles sur les bénéficiaires effectifs diffèrent de ses propres constatations, ou qu'elle a identifié d'autres bénéficiaires effectifs. Le § 23a GwG adresse le signalement à l'organisme qui tient le registre, qui doit l'examiner rapidement et peut demander des précisions.