ViDA-Mehrwertsteuerreform

Kern von ViDA ist die Richtlinie (EU) 2025/516 des Rates, die die EU-Mehrwertsteuerrichtlinie ändert. Eine Verordnung über die Zusammenarbeit der Steuerbehörden und eine Durchführungsverordnung ergänzen das Paket, und alle drei Rechtsakte stammen vom 11. März 2025. Die Rechtsakte erschienen am 25. März 2025 im Amtsblatt und traten am 14. April 2025 in Kraft, wie die Europäische Kommission (auf Englisch) darlegt.

Seit dem Inkrafttreten dürfen Mitgliedstaaten ansässigen Unternehmen die E-Rechnung für Inlandsumsätze zu selbst festgelegten Bedingungen vorschreiben. Am 1. Juli 2028 greifen die Plattformregeln und die einheitliche Mehrwertsteuer-Registrierung, wobei ein Mitgliedstaat die Plattformregeln bis zum 1. Januar 2030 verschieben darf. Die digitale Meldung im grenzüberschreitenden Handel zwischen Unternehmen beginnt am 1. Juli 2030, und ältere nationale Meldesysteme müssen bis zum 1. Januar 2035 an die EU-Regeln angepasst sein.

Ab dem 1. Juli 2030 muss die Rechnung für eine Lieferung oder Leistung an ein Unternehmen in einem anderen Mitgliedstaat in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Das Format folgt der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung, EN 16931, und den Syntaxen nach der EU-Richtlinie über E-Rechnungen bei öffentlichen Aufträgen. Ein PDF im E-Mail-Anhang gilt für diese Umsätze nicht mehr als E-Rechnung, und der Käufer muss dem Empfang normgerechter E-Rechnungen nicht mehr zustimmen.

Der Lieferant stellt die Rechnung spätestens 10 Tage nach Eintritt des Steuertatbestands aus und übermittelt die Rechnungsdaten bei der Ausstellung an seine Steuerbehörde. Der Kunde meldet denselben Umsatz spätestens fünf Tage nach Erhalt der Rechnung, damit die Behörden beide Seiten abgleichen können. Die Verordnung (EU) 2025/517 des Rates schafft dafür ein zentrales VIES-System bei der Europäischen Kommission, das die Meldungen von Lieferanten und Käufern über die Mitgliedstaaten hinweg vergleicht. Diese Einzelmeldungen ersetzen die Zusammenfassende Meldung, die Unternehmen für ihre innergemeinschaftlichen Umsätze abgeben.

Ab dem 1. Juli 2028 gilt eine Plattform, die kurzfristige Vermietungen von Unterkünften oder die Personenbeförderung auf der Straße vermittelt, für die Mehrwertsteuer als Erbringer der Leistung. Die Plattform berechnet und zahlt die Mehrwertsteuer, wenn der Anbieter es nicht tut, etwa ein privater Gastgeber oder ein Kleinunternehmen ohne Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und ohne Erklärung, selbst Mehrwertsteuer zu berechnen. Als kurzfristig gilt die ununterbrochene Vermietung einer Unterkunft an dieselbe Person für höchstens 30 Nächte.

Die Mitgliedstaaten dürfen diese Regel bis zum 1. Januar 2030 verschieben und Anbieter ausnehmen, die die Kleinunternehmerregelung nutzen. Die Europäische Kommission will damit erreichen, dass Online-Anbieter und klassische Anbieter von Unterkünften und Straßenbeförderung in der EU steuerlich gleich behandelt werden.

Ein Unternehmen, das an Verbraucher in mehreren Mitgliedstaaten verkauft, braucht unter Umständen in jedem dieser Länder eine Mehrwertsteuer-Registrierung. Ab dem 1. Juli 2028 erweitert die einheitliche Registrierung den One-Stop-Shop, sodass das Unternehmen die Mehrwertsteuer auf diese Verkäufe über ein Online-Portal in einem einzigen Mitgliedstaat erklärt und zahlt. Das Paket ergänzt ein Korrekturverfahren für One-Stop-Shop-Erklärungen und ein Modul für das Verbringen eigener Waren in einen anderen Mitgliedstaat.

Ist ein Lieferant im Mitgliedstaat eines Umsatzes an ein registriertes Unternehmen nicht für die Mehrwertsteuer erfasst, wird das Reverse-Charge-Verfahren Pflicht und der Kunde zahlt die Steuer.

Rechnungssoftware für Umsätze innerhalb der EU muss Rechnungen im Datenmodell der EN 16931 erzeugen, sie binnen der 10-Tage-Frist ausstellen und die Daten parallel an die Steuerbehörde geben. Das Peppol-Netzwerk ist ein möglicher Kanal für solche Rechnungen, weil sein Rechnungsformat Peppol BIS Billing 3.0 der EN 16931 folgt. Die Kreditorenbuchhaltung muss jede eingehende grenzüberschreitende Rechnung innerhalb von fünf Tagen an die eigene Steuerbehörde melden.

Ab dem 1. Juli 2030 muss eine Rechnung außerdem die Bankkontonummern oder die Nummern virtueller Konten des Lieferanten nennen, und eine Korrekturrechnung muss die fortlaufende Nummer der berichtigten Rechnung angeben. Mit einem strukturierten Kontofeld kann das System des Käufers die Überweisung direkt aus der Rechnung vorbereiten, und die Empfängerüberprüfung erhält einen klar definierten Wert zum Abgleich. Ein Lieferant, der Zahlungen über virtuelle IBANs einzieht, kann diese virtuelle Kontonummer auf der Rechnung angeben.

ViDA ist am 14. April 2025 in Kraft getreten und gilt seitdem in mehreren Stufen. Die Plattformregeln und die einheitliche Registrierung gelten ab dem 1. Juli 2028, die digitale Meldung mit E-Rechnung im grenzüberschreitenden Handel zwischen Unternehmen ab dem 1. Juli 2030. Nationale Meldesysteme, die am 1. Januar 2024 schon bestanden, müssen bis zum 1. Januar 2035 an die EU-Regeln angepasst werden.

Für Rechnungen zwischen Unternehmen in verschiedenen Mitgliedstaaten ist die E-Rechnung ab dem 1. Juli 2030 Pflicht. Für Inlandsrechnungen entscheidet jeder Mitgliedstaat selbst, ob er E-Rechnungen vorschreibt und welche Formate er neben der europäischen Norm zulässt.

Deutschland verpflichtet Unternehmen schon heute, E-Rechnungen für Inlandsumsätze zu empfangen, und führt die Pflicht zur Ausstellung schrittweise ein. ViDA ergänzt ab dem 1. Juli 2030 E-Rechnungen an Geschäftskunden in anderen Mitgliedstaaten, dazu die Meldung jeder dieser Rechnungen an die Steuerverwaltung.

Für innergemeinschaftliche Umsätze übernehmen die Meldungen zu jeder einzelnen Rechnung die Rolle der Zusammenfassenden Meldung. Lieferanten melden eine grenzüberschreitende Rechnung bei der Ausstellung und Kunden innerhalb von fünf Tagen nach Erhalt, sodass die Steuerbehörden nicht mehr auf periodische Sammellisten angewiesen sind.

Das Paket besteht aus der Richtlinie (EU) 2025/516, der Verordnung (EU) 2025/517 und der Durchführungsverordnung (EU) 2025/518, alle vom 11. März 2025. Die Richtlinie ändert die Mehrwertsteuerregeln für Unternehmen, und die beiden Verordnungen regeln den Datenaustausch zwischen den Steuerbehörden und dessen technische Einzelheiten.