Gestion des dépenses
La gestion des dépenses décrit comment une entreprise planifie, approuve et suit ses dépenses hors salaires. Elle regroupe paiements par carte d’entreprise, frais des salariés et factures fournisseurs dans un processus avec budgets, plafonds et responsabilités d’approbation. Les équipes financières utilisent ces contrôles pour savoir qui dépense l’argent, pourquoi et si l’achat respecte le budget convenu.
Les cartes d’entreprise, dont les cartes virtuelles d’achat en ligne, permettent d’appliquer des plafonds avant le paiement. Les justificatifs de frais et approbations de factures relient ensuite le paiement à son objet professionnel et à son écriture comptable. Le processus associe contrôle avant décaissement et documents nécessaires pour examiner et rapprocher les achats après coup.
Gestion des dépenses et des notes de frais
La gestion des notes de frais traite l’argent déjà avancé par des salariés qui demandent remboursement. La gestion des dépenses commence plus tôt: elle couvre toutes les dépenses hors salaires, dont cartes, remboursements de frais et factures fournisseurs, selon le glossaire Spendesk. The Hackett Group y inclut budgets, approbations d’achats, sélection des fournisseurs, respect des contrats et analyse des dépenses; Amazon Business souligne la visibilité obtenue avant la dépense.
Cartes d’entreprise et cartes virtuelles
Spendesk cite les cartes partagées et les petites caisses comme points faibles, remplacés par des cartes prépayées avec plafond individuel par salarié et des cartes virtuelles pour payer en ligne. Une carte virtuelle possède un numéro sans support plastique, et peut être limitée à un commerçant, un montant ou une période.
Émettre une carte de paiement constitue un service de paiement. L’article 1 (1), phrase 2, n° 5 de la loi sur la supervision des services de paiement cite l’émission d’instruments de paiement, donc un émetteur allemand doit être agréé comme banque, établissement de paiement ou de monnaie électronique. Un fournisseur sans agrément émet via un partenaire agréé, modèle décrit dans la page sur la finance intégrée.
Règles UE des cartes commerciales
L’UE plafonne les commissions d’interchange des cartes de particuliers, mais l’article 1 (3) du règlement sur l’interchange exclut les transactions par carte commerciale. L’article 2 (6) définit celle-ci comme une carte destinée aux entreprises, organismes publics ou indépendants, limitée aux dépenses professionnelles débitées sur leur compte. La page sur les frais des réseaux de cartes explique le coût d’une telle transaction pour un commerçant.
L’authentification forte prévoit aussi une exception pour les entreprises. L’article 17 des normes techniques d’authentification forte permet aux prestataires de s’en dispenser pour des personnes morales utilisant des processus de paiement réservés aux entreprises, dès que le superviseur estime ces processus au moins aussi sûrs.
Prochains événements paiements et trésorerie en Allemagne
Finance Loop et les cartes d’entreprise
Finance Loop est le lieu de rencontre des émetteurs de cartes, banques, établissements de paiement et équipes financières utilisant des cartes d’entreprise. Finance Loop relie les milieux de la finance, de l’informatique et de l’IA en Allemagne, Autriche et Suisse, avec des événements à Francfort, Munich, Berlin et Hambourg.
Finance Loop soutient When Banks Say 'No', séminaire d’une demi-journée à Francfort pour les équipes conformité, trésorerie, finance, export et juridiques, consacré aux paiements bloqués, au de-risking et aux sanctions. Finance Loop est aussi partenaire média de Capital & Code, conférence de Francfort accueillant des trésoriers d’entreprise gérant liquidité et risques.
Paiements & monnaie numérique
Risque & conformité
Qu’est la gestion des dépenses?
La gestion des dépenses regroupe les processus et outils utilisés pour planifier, approuver, payer et analyser les dépenses hors salaires, des paiements par carte aux factures fournisseurs.
Quelle différence entre gestion des dépenses et notes de frais?
La gestion des notes de frais rembourse les salariés après paiement. La gestion des dépenses fixe plafonds et approbations avant décaissement et couvre aussi cartes et factures fournisseurs.
Qu’est-ce qu’une carte virtuelle d’entreprise?
Une carte virtuelle d’entreprise est un numéro sans carte physique, attribué à un salarié ou pour un usage. Elle peut être limitée à un commerçant, un montant ou une période, et désactivée après usage.
Les plafonds d’interchange UE visent-ils les cartes d’entreprise?
Non. Le règlement sur l’interchange exclut les transactions par carte commerciale, destinée aux entreprises, organismes publics ou indépendants pour leurs dépenses professionnelles.
Gestion des dépenses et Finance Loop
Finance Loop traite des cartes d’entreprise et de la gestion des dépenses dans son thème Paiements & monnaie numérique, avec les agréments d’émission et les règles européennes des cartes. Finance Loop soutient le séminaire When Banks Say 'No' pour les équipes de trésorerie et de finance. Les dates figurent sur la page des événements.
Finance Loop est un réseau professionnel qui favorise l’usage institutionnel de technologies émergentes en finance, telles que l’IA, les paiements numériques, le cloud et les solutions blockchain. Finance Loop aide ses membres à développer leurs compétences et leurs réseaux personnels dans ces domaines: Investissement & actifs numériques, Paiements & monnaie numérique, Infrastructure numérique & souveraineté et Risque & conformité.