Excel durch eine Webanwendung ersetzen
Die Ablösung von Excel durch eine Webanwendung überführt einen festgelegten Geschäftsablauf aus frei bearbeitbaren Zellen in eine Anwendung mit vereinbarten Datenregeln. Dazu gehören die Berechnungen und Ausnahmen, die Mitarbeitende in der Arbeitsmappe gesammelt haben, einschließlich der nirgends sonst dokumentierten Regeln.
Für ein kleines Unternehmen erhält eine sinnvolle Ablösung die tatsächlich benötigten Informationen und Entscheidungen. Vor einer Neuentwicklung sollte das Projekt eine verbesserte Tabellenlösung mit vorhandener Software vergleichen und jeden Ersatz anhand repräsentativer Datensätze und erwarteter Ergebnisse prüfen.
Prüfen, ob die Arbeitsmappe bleiben kann
Excel unterstützt gemeinsames Bearbeiten unter dokumentierten Voraussetzungen; gleichzeitige Bearbeitung allein entscheidet deshalb keine Ablösung. Prüfen Sie das tatsächliche Problem, etwa die Änderung freigegebener Beträge und die Nachvollziehbarkeit früherer Werte. Für individuelle Berechnungen oder gelegentliche Auswertungen außerhalb des Geschäftsablaufs kann Excel weiterhin geeignet sein.
Die Regeln hinter Formeln erfassen
Wählen Sie abgeschlossene Beispiele mit bekannten Ergebnissen, einschließlich einer Korrektur nach der Freigabe. Halten Sie manuell eingegebene und berechnete Werte fest und lassen Sie Ausnahmen fachlich erklären. Eine Provisionsberechnung könnte beispielsweise nach einer Vertragsänderung einen anderen Satz verwenden; der Ersatz braucht das maßgebliche Datum und ein nachweisbares erwartetes Ergebnis.
Datensätze und Rechte vor dem Import festlegen
Geben Sie jedem geschäftlichen Datensatz eine beständige Kennung und legen Sie die Zuordnung zu Kunden oder Verträgen fest. Beschreiben Sie erlaubte Korrekturen und Freigabeverantwortung vor dem Entwurf des Eingabeformulars. Der Leitfaden zur Anwendungsplanung erklärt die übergreifende Beschaffung; diese Migration braucht zusätzlich Beispiele abgelehnter Eingaben und widersprüchlicher Änderungen desselben Datensatzes.
Einen Probeimport mit der Arbeitsmappe abgleichen
Ein Probeimport sollte übernommene Quellzeilen und noch zu prüfende Zeilen unterscheiden. Vergleichen Sie Datensatzanzahl und relevante Summen und wiederholen Sie anschließend die vereinbarten Rechenbeispiele in der neuen Anwendung. Bewahren Sie die Vergleichsmappe auf und dokumentieren Sie jede akzeptierte Abweichung. Der Leitfaden zur Datenmigration behandelt Feldzuordnung und Freigabe der abschließenden Übertragung.
Nach der Umstellung die maßgebliche Quelle bestimmen
Benennen Sie den letzten Bearbeitungszeitpunkt der Arbeitsmappe und den Ort für spätere Korrekturen. Erläutern Sie bei weiterhin nötigem Excel-Export, ob die Datei ein Bericht oder eine erneut einzulesende Eingabe ist. Bei vorgesehenem Rückimport sollte die Abnahme diesen Rundlauf samt Betriebsanleitung und Verantwortung für spätere Änderungen der Rechenregeln umfassen.
Ein Projekt mit Gateflow abgrenzen
Gateflow entwickelt Individualsoftware für definierte Abläufe und prüft vorhandene Produkte vor einer Neuentwicklung. Ein kleines Unternehmen kann Gateflow die Tabellenregeln untersuchen und den Umfang von Anwendung und nötiger Datenmigration bestimmen lassen. Der Kunde liefert repräsentative Berechnungen und gibt abgeglichene Datensätze vor der betrieblichen Umstellung frei.
Gateflow sitzt in Frankfurt und richtet diese Leistungen vor allem an Deutschland, Österreich und die Schweiz. Einsatzort und nötige Reisen werden je Projekt vereinbart, ebenso Verfügbarkeit und Beteiligte der Abnahme. Beschreiben Sie bei der Kontaktaufnahme die bestehende Anwendung und das gewünschte Ergebnis, damit das Erstgespräch eine Bestandsaufnahme oder erste Entwicklungsphase abgrenzen kann.
Softwareentscheidungen und Finance Loop
Finance Loop veröffentlicht unabhängige Orientierung für Fachleute, die Technologie in der Finanzbranche und zugehörigen Geschäftsabläufen bewerten. Finance Loop ist ein europäisches Experten-Netzwerk für grenzüberschreitende Kontakte; den technischen Auftrag vereinbart und erfüllt der benannte Umsetzungsanbieter direkt mit dem Kunden.