KI-Dokumenten- & Rechnungsverarbeitung

Sammeln Sie typische Dateien aus Quellen, die das Unternehmen verarbeiten darf. Nehmen Sie unterschiedliche Lieferanten oder Layouts und bereits schwer lesbare Dokumente auf. Bestimmen Sie die benötigten Felder und halten Sie fest, wie die richtige Antwort ermittelt wird. Trennen Sie fehlende Werte von falsch ausgelesenen Werten, da diese Fehler unterschiedlich bearbeitet werden müssen.

Microsoft Document Intelligence liest Rechnungsfelder und Positionen aus und überträgt sie in strukturierte Daten. Unterstützte Formate und Dienstgrenzen hängen weiterhin vom gewählten Modell und seiner Version ab. Testen Sie die tatsächlichen Dateien, bevor Sie anhand einer Demonstration mit einer einzigen gut lesbaren Rechnung einen Dienst auswählen.

Bewahren Sie für jedes vorgeschlagene Feld einen Verweis auf die ursprüngliche Datei auf. Soweit die Extraktion dies unterstützt, zeigen Sie die betreffende Seite oder Textstelle in der Prüfoberfläche. Eine prüfende Person sollte eine Lieferantenkennung oder einen Betrag korrigieren können und dabei die verwendeten Angaben und den Prüfgrund sehen.

Bestimmen Sie den Umgang mit einer nicht unterstützten Datei und die Zuständigkeit für eine Ersatzdatei beim Absender. Vereinbaren Sie Zugriff und Aufbewahrung für Quelldateien und Verarbeitungsprotokolle vor der Übernahme produktiver Daten. Das Extraktionsverfahren bestimmt weder die Zugriffsrechte auf vertrauliche Datensätze noch deren Aufbewahrungsdauer im Unternehmen.

Testen Sie bei Rechnungen die Rechenwerte und benötigten Geschäftsreferenzen getrennt von der Texterkennung. Vergleichen Sie die Lieferantenidentität mit freigegebenen Stammdaten und geben Sie geänderte Zahlungsdaten zur Prüfung weiter. Ein lesbarer Betrag kann weiterhin dem falschen Feld zugeordnet sein, und eine technisch gültige Datei kann kaufmännisch zu klärende Angaben enthalten.

Strukturierte Rechnungsdaten lassen sich direkt lesen, wenn Eingangsformat und Zielanwendung diesen Weg unterstützen. Prüfen Sie vor dem Modelleinsatz, ob eine Extraktion aus einem PDF erforderlich ist. Die buchhalterische Behandlung und geltende Rechnungsanforderungen müssen für den tatsächlichen Geschäftsvorfall und Rechtsraum geprüft werden; beziehen Sie das zuständige Buchhaltungsteam in diese Entscheidungen ein.

Bestimmen Sie, wie der Ablauf ein über zwei verschiedene Kanäle eingegangenes Dokument erkennt. Ein Dateifingerabdruck kann identische Bytes erkennen, während Geschäftsreferenzen bei der Untersuchung geänderter Rechnungskopien helfen. Halten Sie die Entscheidung bei einem unsicheren Treffer sichtbar, denn auch das automatische Zusammenführen zweier berechtigter Dokumente kann einen Fehler verursachen.

Speichern Sie nach dem Hochladen in das Zielsystem die zurückgegebene Datensatzkennung mit dem Verarbeitungsergebnis. Testen Sie einen Verbindungsabbruch nach der Erstellung und prüfen Sie, ob die Wiederholung einen weiteren Datensatz erzeugt. Die Betriebsanleitung sollte die Klärung beschreiben, ohne Ursprungsbelege zu löschen oder die Rechnung vorzeitig als abgeschlossen zu markieren.

Vergleichen Sie ausgelesene Felder mit einer geprüften Referenzauswahl und berichten Sie Fehler nach Feld und Dokumentfamilie. Messen Sie den Prüfaufwand für unsichere Datensätze zusammen mit der gesparten Eingabezeit. Vereinbaren Sie abnahmeverhindernde Fehler und zunächst ausgeschlossene Varianten, mit einer benannten Zuständigkeit für jedes ungeklärte Dokument.

Die Übergabe benötigt das Feldschema und eine Anleitung zur Rückverfolgung eines Datensatzes bis zur Datei. Bestimmen Sie, wer Prüfregeln ändert und neue Layouts nach Einführung erneut testet. Halten Sie den manuellen Ablauf für nicht unterstützte Dokumente bereit, während das Team über eine gesonderte Erweiterung der Pipeline für eine weitere Dokumentfamilie entscheidet.

Gateflow entwickelt Dokumentenabläufe, die vereinbarte Felder auslesen und geprüfte Ergebnisse mit Geschäftsanwendungen verbinden. Die Dokumentenverarbeitung mit Gateflow umfasst Quellenverweise und einen Prüfweg für unsichere oder unvollständige Daten. Gateflow sitzt in Frankfurt und arbeitet vor allem an Projekten in Deutschland, Österreich und der Schweiz; Einsatzort, Reise und Verfügbarkeit werden für den einzelnen Auftrag vereinbart.

Bringen Sie eine freigegebene Auswahl gewöhnlicher und schwieriger Dokumente zur Projektabgrenzung mit. Bitten Sie Gateflow, unterstützte Dateifamilien und verbleibende Handarbeit vor dem Angebot für die erste Lieferung zu benennen. Der Abnahmebericht sollte dem Kunden die tatsächlichen Feldfehler und Ergebnisse der vereinbarten Zielsystemtests zur Prüfung vorlegen.