Datenaustausch zwischen Unternehmen und Steuerberater
Datenaustausch zwischen Unternehmen und Steuerberater überträgt Belege und vereinbarte Buchhaltungsinformationen in den empfangenden Arbeitsablauf. Eine brauchbare Vereinbarung benennt das führende System jedes Werts und die Erkennung einer vollständigen Lieferung, bevor beide Seiten die nächste Buchungsperiode bearbeiten.
Kleine Unternehmen liefern möglicherweise Informationen aus mehreren Anwendungen an ein separates Buchhaltungssystem ihrer Steuerkanzlei. Das technische Projekt beginnt mit einer vereinbarten Stichprobe und den Empfangsanforderungen, damit eine erfolgreiche Übertragung zugleich Informationen liefert, die das empfangende Team tatsächlich verarbeiten kann.
Empfangsablauf mit der Steuerkanzlei abstimmen
Fragen Sie die Steuerkanzlei nach vorhandenen Diensten für die benötigten Belege und Daten. In Deutschland bildet DATEV Unternehmen online eine gemeinsame Datenplattform für Unternehmen und deren Steuerberater.
Vergleichen Sie einen vorhandenen Konnektor mit einem Dateiaustausch vor der Entwicklung einer neuen Schnittstelle. Benennen Sie Pflichtfelder und die Freigabe der Buchhaltungszuordnung, weil technische Lieferung und buchhalterische Behandlung getrennte Entscheidungen durch die zuständigen Personen benötigen.
Originalbelege und Daten verbunden halten
Erhalten Sie einen festen Bezug zwischen einem Geschäftsvorfall und seinem gelieferten Beleg. Vereinbaren Sie den Verweis korrigierter Rechnungen und Gutschriften auf frühere Datensätze, einschließlich des Falls einer bereits importierten ersten Lieferung.
Eine Formatprüfung umfasst die Pflichtwerte und die angenommene Struktur der gelieferten Datei. Verwenden Sie einen repräsentativen Testsatz mit unvollständigem Dokument und halten Sie fest, wer Korrekturen anfordert und welche Datensätze bis dahin zurückgehalten werden.
Importe abgleichen und Lieferungen wiederholen
Vergleichen Sie die Anzahl gelieferter Datensätze mit der Anzahl im Zielsystem angenommener Datensätze. Untersuchen Sie abgewiesene Einträge gesondert und vereinbaren Sie Wiederholungen, ohne bereits angenommene Datensätze ein zweites Mal im Ziel anzulegen.
DATEV-Datenservices übertragen Belegbilder zusammen mit Buchungs- und Rechnungsdaten in Buchhaltungssysteme. Wählen Sie den tatsächlichen Empfangsweg mit der Steuerkanzlei und prüfen Sie das Ergebnis dort vor der Abnahme der Schnittstelle.
Zuständigkeiten nach dem ersten Import festlegen
Benennen Sie Ansprechpartner für fehlende Lieferungen und für abgewiesene Buchhaltungswerte. Die Übergabe erklärt die Kontrolle des Lieferergebnisses durch das Unternehmen, ohne einen direkten Zugang zur Buchhaltungsanwendung vorauszusetzen.
Dokumentieren Sie Lieferplan und Aufbewahrungsort der Originale mit dem zuständigen Steuerberater. Für Österreich und die Schweiz sind Empfangssysteme und örtliche Anforderungen mit diesem zu prüfen, bevor ein deutscher Ablauf übernommen wird.
Ein definierter Auftrag mit Gateflow
Gateflow entwickelt CSV- und XML-Schnittstellen mit Prüfungen vor dem Import und sichtbarer Behandlung abgewiesener Datensätze. Unternehmen können Gateflow den vereinbarten technischen Austausch umsetzen lassen, während die Steuerkanzlei Buchhaltungsanforderungen und Empfangsprozess freigibt.
Standort Frankfurt und DACH-Leistungen
Gateflow sitzt in Frankfurt und konzentriert sich vor allem auf Projekte in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Remote-Arbeit, Vor-Ort-Termine, Reisen und Verfügbarkeit werden je Projekt vereinbart, bevor Termine bestätigt werden. Eine Projektbeschreibung benennt die verfügbaren Systemzugänge und die Personen, die Arbeiten am Kundenstandort freigeben.
Technische Fachentscheidungen und Finance Loop
Finance Loop veröffentlicht unabhängige Orientierung für Fachleute mit Technologieentscheidungen in europäischen Geschäftsnetzwerken. Gateflow ist der Dienstleister für die hier beschriebenen technischen Aufträge und vereinbart die Umsetzung direkt mit der beauftragenden Organisation. Finance Loop verbindet Fachleute in diesen Themenfeldern: Investment & digitale Vermögenswerte, Zahlungsverkehr & digitales Geld, Digitale Infrastruktur & Souveränität und Risiko & Compliance.